Дали вашите податоци се подготвени за AI? 5 работи што треба да ги средите пред да платите некому

Оваа недела побарајте од вашиот тим една бројка: колку донесе секој клиент минатата година, месец по месец? Потоа погледнете што ќе се случи. Некој ја отвора сметководствената програма. Друг вели дека неговата Excel табела е поточна. Готовинската продажба е запишана во тетратка. Половина од фактурите се PDF фајлови во некоја папка во е-поштата. По два дена добивате одговор, а никој не е сигурен дека е точен.

Ова е нормално. Вие создадовте компанија, а не оддел за податоци. Големите корпорации плаќаат луѓе чија единствена работа е бројките да бидат на едно место и во ист облик. Во компанија со десет или триесет вработени, сопственикот е зафатен бизнисот да опстане, а уредната табела не плаќа плати.

Проблемот се појавува во моментот кога ќе посакате да воведете AI. Секоја AI алатка, и секој консултант што ќе го ангажирате да го анализира бизнисот, работи со истите тие податоци. Кога на другите AI консултанти ќе им кажам „Со AI е лесно, ако податоците се структурирани", тие се насмевнуваат, затоа што сите поминале низ тоа. Во претходниот текст пишував за тоа колкав дел од работата во вашата компанија треба да го преземе AI. Овој текст е чекорот пред тоа.

Што наоѓаме кога ќе ги побараме податоците

Еве што ни испратија сопствениците во нашата дијагностичка работа оваа година. Фактурите на еден ресторан пристигнаа како 446 фајлови, а откако беа споени Word и PDF копиите од истите фактури, се покажа дека се 178 фактури. Платите пристигнаа како слика од екранот на порталот на сметководителот. Рачно водената тетратка за готовина ја побаравме во мај, а до септември сè уште не ја добивме. Една агенција искрено ни кажа дека воопшто не ја мери продажбата по канали.

Ниту еден од овие сопственици не бил невнимателен. Податоците постоеја. Само што беа на пет места, во пет различни облици, а никој немаше задача да ги собере на едно место.

Добрата вест е што повеќето од ова сопственикот може да го среди сам, без аналитичар на податоци и без да купува ништо.

1. Одредете еден човек и едно место

Изберете еден човек што знае каде се наоѓа сè, и една заедничка папка. Потоа направете едноставен список, по еден ред за секој документ: што е, кој го води и колку често се ажурира. Извештаите од сметководителот, изводите од банката, табелата за продажба, извештаите од платформите за достава, тетратката за готовина.

Списокот е поважен од папката. Првиот ден кога консултантот или AI алатката ќе почне со работа, тоа е првото што ќе им треба.

2. Праќајте Excel фајлови, а не слики од екранот

Сликата од екранот на некој извештај е само слика. Никој не може да ги собере бројките, да ги подреди или да ги провери. Повеќето сметководствени програми, банки и платформи за достава можат да ги извезат податоците во Excel или CSV. Еднаш побарајте го тој фајл од сметководителот, а потоа барајте го истиот фајл секој месец.

3. Еден ред за една работа што се случила

Повеќето табели на сопствениците се направени за да се читаат со око: месеците се наредени еден до друг во првиот ред, под секој вработен има блок од редови, а приходите и расходите стојат еден до друг на ист лист. Човек тоа го чита без проблем. Машина не може.

Правилото е едноставно: еден ред е една фактура, едно плаќање или една плата за еден месец. Месецот оди во посебна колона, во секој ред, а не во првиот ред од табелата.

4. Иста работа пишувајте ја секогаш на ист начин

Во Excel фајлот на една агенција видовме јануари напишан на четири начини: ЈАНУАРИ, January, Јануари и Jan. За вас е очигледно дека тоа е ист месец. За секоја алатка што собира по месеци, тоа се четири различни месеци и погрешен збир, без никакво предупредување. Одберете еден начин на кој ќе ги пишувате месеците, клиентите и категориите, и држете се до него секоја година.

Празна ќелија и нула не се исто. Празна ќелија значи дека никој не знае. Нула значи дека ништо не се случило. Системот на касата во еден ресторан покажуваше нула отпад во сите 1.031 работни дена. Ништо не било евидентирано, а тоа не значи дека ништо не се фрлило.

5. Чувајте ги поединечните ставки, не само збировите

Збировите се за читање. Поединечните ставки се она што може да се провери. Ако единствениот фајл ви е збирна табела што некој рачно ја внел, никој не може да каже дали е точна. Чувајте ги фактурите, плаќањата и извезените фајлови зад неа, а збировите нека се пресметуваат од нив.

Кога 16-те посебни месечни фајлови за трошоци на еден производител на прозорци беа споени во една табела, се покажа дека во нивниот фајл недостасуваат околу 189.000 MKD рати за кредит.

Што се менува со тоа

Кога податоците се на едно место и во ист облик, најбавниот дел од секој AI проект или дијагностика станува многу пократок. Во нашата дијагностичка работа, делот со податоците порано траеше со недели. Со средени податоци и AI што ги реструктурира фајловите, сега трае неколку часа, а времето оди на она за што плаќате: да разберете што покажуваат бројките за вашиот бизнис.

Собирањето на податоците никогаш не било вредниот дел. Тоа е само делот што мора да се заврши прв.

Од каде да почнете оваа недела

1. Изберете еден човек што знае каде се наоѓа сè.
2. Направете список на документите: што е, кој го води, колку често се менува.
3. Барајте Excel фајлови од сметководителот и од банката, наместо слики од екранот.
4. Проверете ја главната табела според правилата погоре: еден ред за една работа што се случила, еден начин на пишување, празна ќелија кога не се знае а нула само кога ништо не се случило, поединечни ставки зад збировите.
5. Дури тогаш разговарајте со фирма што нуди AI услуги или со консултант.

Ако сакате прво да видите каде е вашиот бизнис, бесплатната Брза проценка трае околу четири минути и ве оценува во четири области: јасност, структура, раст и AI.