Колкав дел од работата во вашата компанија треба да го преземе AI? (Тест во 4 чекори пред да купите уште една алатка)
Повеќето сопственици прашуваат која AI алатка да купат. Подоброто прашање е колкав дел од секој процес треба да оди на едноставни правила, колкав на AI, а колкав да остане кај вашите луѓе. Еве тест во четири чекори со кој ќе го дознаете тоа, процес по процес, пред да платите за уште една претплата.
Избројте колку AI претплати почна вашата компанија оваа година. Чатбот за прашања од клиенти, алатка за пишување текстови за маркетинг, нешто што ветуваше дека ќе ја автоматизира продажбата. Сега погледнете еден обичен понеделник. Истите луѓе ги внесуваат истите бројки во истата табела, истите одобрувања чекаат на вашата маса, а истите пораки од клиенти стојат неодговорени додека не стигнете до нив.
Ако ова ви звучи познато, не заостанувате со AI. Купивте алатки пред да одлучите за што ќе служи секоја од нив.
И не сте единствени. За помалку од два месеци, од 23 јули, 144 сопственици ја пополнија нашата бесплатна Брза проценка, повеќето со компании од еден до десет вработени. AI излезе како нивна најслаба област, со голема разлика: просечно 47 од 100, наспроти 55 за раст, 56 за структура и 63 за јасност. На овие сопственици не им недостасуваат алатки. Им недостасува редослед по кој ќе ги воведат.
Прашањето што треба да го поставите
„Кој AI да го користиме?" нема добар одговор, затоа што ја прескокнува вистинската одлука. Корисното прашање е ова:
За секој процес во вашата компанија: колкав дел треба да го работат едноставни правила, колкав AI, а колкав вашите луѓе?
Одговорот е различен за секој процес, а можете да го пресметате едноставно. Почнете со целата работа во еден процес. Одземете го она што можат да го направат едноставните правила. Одземете го она што може да го направи AI. Она што останува е работа за вашите луѓе.
Тестот има четири чекори, и редоследот е важен. Во мај ја опишав целата рамка за AI-зација за основачи. Овој текст е практичниот тест што стои зад неа.
Чекор 1: Нацртајте ја работата пред да купите било што
Земете еден процес што секоја недела ви одзема време: следење на понуди, фактурирање, прием на нов клиент. Седнете со луѓето што навистина ја работат таа работа и нацртајте го процесот на хартија или на табла, чекор по чекор. Кој што прави, каде работата преминува од еден човек на друг, каде чека.
Тука сопствениците обично се изненадуваат. Ќе најдете чекори за кои не сте знаеле дека постојат, затоа што некој ги воспоставил пред години за да реши проблем што никој повеќе не го памети. Ќе најдете и застарени чекори што сè уште се прават, затоа што никој не застанал да праша дали се потребни.
Дел од работата едноставно треба да се избрише. Пред да автоматизирате некој чекор или да го препуштите на AI, прашајте се дали тој воопшто треба да постои. Најевтината автоматизација е чекорот што ќе го отстраните.
Ако го прескокнете овој чекор, AI ќе го насочите кон процес што не го гледате. Тогаш тој само побрзо ќе ги прави погрешните работи.
Чекор 2: Повторливата работа препуштете им ја на едноставни правила
Сега погледнете ги чекорите што останале и најдете ги оние што следат фиксно правило. Податоци што рачно се внесуваат од еден систем во друг. Потсетникот што некој го праќа секој понеделник. Неделниот извештај што рачно се составува од три различни табели.
Ова уште не е AI, и не треба да биде. Тоа е обична автоматизација, „кога ќе се случи ова, направи го она", и обично чини мал дел од цената на една AI алатка. Да плаќате AI цена за работа по правила е најскапиот начин таа да се заврши.
Бидете искрени за тоа што ова значи за работните места. Ако четири луѓе цел ден внесуваат податоци од систем во систем, една автоматизација ги прави тие четири работни места непотребни. Тоа не е причина да ја избегнете. Тоа е причина однапред да одлучите што ќе работат тие луѓе, пред да ја вклучите.
Чекор 3: AI таму каде што правилата не можат
Дури сега доаѓа AI, и тоа само за чекорите што едно правило не може да ги реши: работа за која треба да се чита, пишува или толкува. Подготовка на одговор до клиент. Сортирање на барањата според итност. Прво резиме од бројките за минатиот месец. Понуда што некој потоа ќе ја провери.
AI се надоградува на уреден процес, не го заменува. Кога процесот е нацртан, а работата по правила е веќе автоматизирана, AI добива јасни податоци и јасна задача. Кога не е, AI само го зголемува хаосот и дава самоуверени одговори врз процес што никој не го разбира.
Чекор 4: Она што останува е работа за вашиот тим
Погледнете го цртежот повторно. Го отстранивте она што не треба да постои, го автоматизиравте она што следи правило и му го дадовте на AI она што може да го преземе. Останува работата што не може да ја направи ниту едното ниту другото: разговорот со клучен клиент, одлуката за цена, изборот кого да вработите, моментот кога нешто ќе тргне наопаку и некој треба да ја преземе одговорноста.
Тоа е местото на вашите луѓе. Не од љубезност, туку затоа што таму грешката чини вистински пари, и таму ви треба човек што ќе одговара за неа.
Секој процес има свој сооднос
Ова е делот што повеќето совети за AI го пропуштаат. Не постои еден одговор за целата компанија. Секој процес има свој сооднос, и тој може да биде речиси секаков. Внесувањето податоци може да биде 99% правила, со човек што го проверува резултатот. Советувањето на клиент може да биде 10% правила, 10% AI и 80% луѓе.
Процес | Едноставни правила | AI | Луѓе |
|---|---|---|---|
Внесување податоци меѓу системи | Речиси сè | Ништо | Брза проверка на резултатот |
Неделно известување | Собирање и уредување на бројките | Прво резиме на промените | Одлука што да се направи |
Советување на клучен клиент | Закажување и потсетници | Белешки и први нацрти | Најголемиот дел од работата |
Соодносот го одредува цртежот, а не алатката што веќе сте ја платиле.
Каде „AI за сè" го уништува бизнисот
Скапата грешка не е тоа што доцните со AI. Скапата грешка е да ставите AI на сè одеднаш.
Некои процеси се критични: цените, односот со најголемите клиенти, сè што потпишувате, ветувате или за што одговарате. Ако ги препуштите целосно на AI, еден самоуверен погрешен одговор може да ве чини клиент, маржа или репутација, а нема да има никој што ќе го забележи навреме.
Едноставен тест за секој чекор: ако ова тргне наопаку, кој одговара? Ако искрениот одговор е „јас", во тој чекор мора да остане човек.
Како изгледаше ова во нашите компании
Истиот тест го применивме на нашата работа пред да го препорачаме на кого било.
Во нашата дијагностичка работа, делот со податоците, подредувањето на документите и првите вкрстени проверки, порано траеше со недели. Откако го нацртавме процесот и ставивме автоматизација и AI на вистинските чекори, сега трае неколку часа. Трите места каде што одлучува проценката, хипотезата, заклучокот и препораката, останаа кај луѓето.
Во нашата агенција го направивме истото со тоа како бараме работа и аплицираме на Upwork. Прво го запишавме процесот, како една книга со правила. Сега правилата ги отфрлаат огласите што очигледно не се за нас. AI го чита секој оглас што ќе помине и подготвува апликација. Во едно мерење, системот помина низ околу 350 огласи од дванаесет зачувани пребарувања за 27 минути, а секоја апликација траеше околу седум минути. Кога клиентот ќе одговори, разговорот и понатаму го водиме ние.
Ниту едното не почна со алатка. И двете почнаа со цртеж на работата.
Што да направите понатаму
Изберете еден процес оваа недела, оној што најмногу ве нервира.
- Нацртајте го со луѓето што го работат, чекор по чекор.
- Прецртајте го секој чекор што не треба да постои.
- Означете го секој преостанат чекор: П за едноставни правила, AI за AI, Л за луѓе.
- Прво автоматизирајте ги П-чекорите, потоа пробајте AI на AI-чекорите, а Л-чекорите оставете ги на вашиот тим.
- Дури тогаш одлучете која алатка ви треба, ако воопшто ви треба.
Средете еден процес како што треба пред да преминете на следниот.
Ако сакате прво да видите каде е вашиот бизнис, бесплатната Брза проценка трае околу четири минути и ве оценува во четири области: јасност, структура, раст и AI. Тоа е истата проценка што ја пополнија тие 144 сопственици.