Запишете ги првите 20 процеси во вашето МСП (без да создадете база на знаење што никој не ја чита)

Секое МСП се обидело да ги запише своите процеси. Повеќето обиди пропаѓаат на ист начин. Некој купува Notion. По три ентузијастички попладниња постои „база на знаење на компанијата“ со содржина. По два месеци базата е застарена. По шест месеци никој не се сеќава на лозинката.

Ова не е зашто запишувањето е тешко. Туку зашто пристапот е погрешен. Основачите се обидуваат да запишат цела компанија наеднаш. Пишуваат за замислен читател („нов вработен“), а не за вистинскиот („Марко, што ги издава фактурите во петок“). Ја избираат погрешната алатка пред да ја стекнат навиката. Претеруваат со форматирањето.

Еве ја верзијата што функционира. Досадна е, не е привлечна, но се натрупува со текот на времето.

Стапицата на базата што никој не ја чита

Три обрасци го убиваат најголемиот дел од трудот околу запишувањето:

1. Стапицата на „сеопфатноста“ - обидот да се запишат 100 процеси наеднаш. Го исцрпува тој што го работи тоа; ниту еден не се завршува.
2. Стапицата на „замислениот читател“ - пишување во апстрактен корпоративен стил за замислен нов вработен, наместо за вистинскиот човек што денес ја работи работата.
3. Стапицата на „алатката прва“ - купување скап софтвер за запишување пред воопшто да постои навика за запишување. Станува друг вид неискористена опрема.

Лекот за сите три: радикално стеснете го опсегот. Дваесет процеси. По една страница за секој. Напишани за конкретниот човек што го води секој од нив. Складирани каде било (заедничка папка, Google Docs, Notion - сè уште не е важно).

Четирите групи

Процесите на секое МСП спаѓаат во една од четири категории. Запишете по пет во секоја.

Група за приход (како заработувате пари):

1. Оценување на потенцијалните клиенти
2. Предавање од продажба (од продажба кон испорака)
3. Изработка на понуда / ценовник
4. Одлуки за цени (кога се нестандардни)
5. Воведување на клиентот

Група за испорака (како ги услужувате клиентите):

1. Почеток на проект
2. Неделна средба со клиентот
3. Постапување со заострени ситуации
4. Испраќање / обновување на клиент
5. Постапување со инциденти

Група за луѓе (како го водите тимот):

1. Вработување (од барање до понуда)
2. Првите 30 дена на нов вработен
3. Неделен разговор насамо
4. Оцена на учинокот
5. Прекин на работен однос

Група за финансии (како се движат парите):

1. Месечно финансиско затворање
2. Одобрување на фактури
3. Надомест на трошоци
4. Плаќање кон добавувачи
5. Циклус на буџет / прогноза

Ова е досадниот список. Но тоа е и списокот што, ако се заврши, покрива околу 85% од тоа што едно МСП навистина го работи оперативно. Впечатливите стратешки работи можат да почекаат.

Образецот на една страница

Секој документ за процес ги има истите пет дела. Ништо повеќе.

1. Поттик - што го започнува овој процес? (потпишан договор, датум, преминат праг, барање)
2. Чекори - нумериран список, каде што секој чекор го именува човекот или улогата што го врши.
3. Резултат - што е испораката и кој ја добива?
4. Начини на кои може да тргне наопаку - двете-три работи што вообичаено се расипуваат, и што да се прави кога ќе се случат.
5. Одговорен и датум за преглед - кој го одржува овој документ и кога следно ќе го измени?

Тоа е сè. Без дијаграми на текови, освен ако навистина помагаат. Без слики од екранот, освен ако алатката не е очигледна. Без делови за „цел“ или „опсег“ - поттикот е опсегот.

Повеќето документи за процеси набабруваат зашто луѓето ги третираат како документи за усогласеност (нешто со кое ќе се задоволи ревизор), а не како оперативни документи (нешто што човек го користи за да ја заврши работата). Документите за усогласеност го опишуваат процесот; оперативните документи го овозможуваат процесот. Целете кон второто.

Кој ги пишува

Човекот што сега ја работи работата го пишува првиот нацрт. Не основачот. Не консултант. Не практикант.

Ова е делот што изгледа наопаку. Човекот што издава фактури не е писател, не сака да пишува и мисли дека неговиот процес е „очигледен“. Но само тој навистина знае како функционира. Кој било друг што ќе го напише ќе создаде измислица.

Задачата на основачот е да им направи безбедно и брзо да пишуваат:

• Една страница, не десет
• 30 минути во работно време, не покрај нивната работа
• Образецот е пополнет, не празен
• Првиот нацрт е доволно добар; ќе го дотеруваме

Потоа искусен оперативен човек го прегледува секој нацрт со три прашања:

1. Ако овој човек замине на одмор, дали некој би можел да го искористи ова за да го изврши процесот?
2. Дали начините на кои може да тргне наопаку се искрено наведени? (Повеќето први нацрти ги прескокнуваат вистинските проблеми.)
3. Што недостига, а се појавува само под притисок?

Ритамот што функционира

• Пет процеси на тримесечје. Не пет неделно. Навиката е поважна од темпото.
• Еден човек е одговорен за секој документ и има во календарот да го прегледува на секои шест месеци.
• Неделниот состанок на раководството го вклучува „измени на процесите“ како постојана точка - најмногу 5 минути, но ги одржува документите живи.

До крајот на првата година имате 20 документи од по една страница. До 18 месец се читаат и се менуваат. До 24 месец имате библиотека што новите луѓе ја читаат уште првиот ден.

Која алатка да се користи

Вистинскиот одговор за првите 20 процеси е онаа алатка што вашиот тим веќе ја користи. Google Docs. Notion. Заедничка папка на SharePoint. Алатката е многу помалку важна од навиката.

Надградете ги алатките само кога ќе наидете на вистинска пречка - обично околу 40 и повеќе документи, кога пребарувањето станува проблем. Тогаш Notion или наменска база на знаење (Guru, Slab, Tettra) се во ред. Не купувајте корпоративна платформа за управување со работни упатства. Тоа е преголемо за едно МСП и секогаш ќе биде.

Што да правите натаму

1. Оваа недела: изберете пет процеси од групата 1 или групата 2 (која е поболна во моментот). Напишете ги имињата на табла. Доделете одговорни.
2. Наредните две недели: секој одговорен поминува 30 минути на нацрт. Користете го образецот погоре.
3. Четвртата недела: искусен оперативен човек ги прегледува петте нацрти. Ги менува со трите прашања.
4. Вториот месец: почнете со групата 2. Потоа 3. Потоа 4.

До крајот на првата година, 20 документи. До крајот на втората година, жив систем.

Ако сакате помош околу спроведувањето, Business Build е делот од BusinessPulse OS што ваква оперативна структура ја поставува без вообичаениот трошок на консултантите за МСП.